Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT Wijkvereniging ‘t Ruige Veld – Hamersveld Oud

Leo Kramer, Bernardien van Elst en Ferry Groosmuller tijdens het tekenen van de Akte

Artikel 1 Algemeen

1. De rechten en verplichtingen van de leden van de vereniging zijn neergelegd in de statuten. Opgesteld door notaris mevrouw mr. Anne Heleen Schrama als waarnemer van Mr. Marcel Robert Ernest Marie Magnée, notaris, van notariskantoor Spek & Van de Beld te Leusden op 5 april 2022.
2. Naast de statuten kent de vereniging het Huishoudelijk Reglement.
3. Waar in dit reglement de mannelijke vorm wordt gebruikt, wordt tevens de vrouwelijke bedoeld.

Artikel 2 Leden

1. Leden zijn meerderjarige natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap. De overige gezinsleden binnen hetzelfde huishouden van de leden, (zowel meerderjarig als minderjarig) worden ook als lid van de vereniging gezien.  
2. Per lidmaatschap geldt dat bij de algemene ledenvergadering één stem kan worden uitgebracht. Voor een lidmaatschap geldt dat voor dit betreffende lid contributie wordt betaald.
3. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen.
4. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummer en geboortedata van de leden zijn opgenomen. Met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens zal conform de AVG wetgeving. worden gehandeld.
5. Van de leden wordt verwacht dat ze de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging naleven. Hierbij is het belangrijk dat men zich gedraagt zoals dat in het maatschappelijk verkeer betamelijk is. Wij laten een ieder in zijn eigen waarde. Er wordt niet gepest of gediscrimineerd in welke zin dan ook. Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd.

Artikel 3 Donaties

1. De doelstellingen en het imago van een (potentiële) donateur mogen niet strijdig zijn met de doelstellingen van Wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud.
2. Donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel binnen de vereniging.
3. Donateurs die contant een bedrag schenken aan één van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen op de bankrekening van de vereniging gestort.

Artikel 4 Lidmaatschap en contributie

1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door het bestuur te verstrekken aanmeld/registratieformulier of door invulling van het online aanmeld/registratieformulier. Op het aanmeld/registratieformulier moeten de volgende gegevens worden ingevuld: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, evenals eventuele verdere gevraagde gegevens.
2. De contributie per lid bedraagt minimaal € 10,-. Degene aan wie het predicaat erelid is verleend, is vrijgesteld van het betalen van contributie.
3. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering (verder ALV) vastgesteld.
4. De contributie dient vóór 31 januari van elk jaar betaald te worden. Bij start van het lidmaatschap gedurende het jaar is het jaarbedrag verschuldigd en vindt de betaling plaats 1 maand na aanmelding van het lidmaatschap.
5. Bij tussentijdse opzegging of overlijden vindt geen restitutie van contributie plaats.
6. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na herhaaldelijke (2) schriftelijke aanmaningen niet aan de geldelijke verplichtingen is voldaan.

Artikel 5 Gedragsregels

1. De leden hebben toegang tot alle door de vereniging georganiseerde evenementen en vergaderingen, met uitzondering van bestuursvergaderingen. Het bestuur is bevoegd om leden of andere gasten uit te nodigen voor een bestuursvergadering.
2. De leden zijn verplicht:
   • de statuten en reglementen van de vereniging alsmede de bestuursbesluiten, na te leven;
   • de belangen van de vereniging niet te schaden;
   • alle overige verplichtingen te aanvaarden en na te komen, welke uit het lidmaatschap voortvloeien.
3. Indien een lid zich niet houdt aan de in dit artikel (5 ) genoemde regels kan het bestuur dat lid schorsen of royeren afhankelijk van de ernst van de overtreding.
4. Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van één jaar worden opgelegd. Gedurende de periode dat een lid geschorst is, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend, met uitzondering van het recht om in beroep te gaan.
5. Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt;
   • Nadat het bestuur tot royement heeft besloten, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk door middel van een aangetekende brief met opgave van reden(en) van het besluit in kennis gesteld.
6. Van een door de vereniging opgelegde schorsing of royement kan betrokkene binnen een maand na ontvangst van deze kennisgeving van het bestuur in beroep gaan. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
7. Voor alle vrijwilligers die bij activiteiten ‘werken’ zal een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) worden aangevraagd. Zonder afgegeven Verklaring Omtrent Gedrag mag de vrijwilliger niet ‘werken’ bij de aangemelde activiteiten.
8. Aan het aanvragen van een VOG zijn kosten verbonden. De VOG wordt door de vereniging klaargezet in het desbetreffende systeem van het CIBG (ministerie van volksgezondheid en sport) met instemming van de vrijwilliger. De kosten komen ten laste van het CIBG.
9. Voor vrijwilligers bestaat er een aparte gedragscode. Deze is opgenomen op onze website. Iedere vrijwilliger tekent deze gedragscode samen met een bestuurslid.

Artikel 6 Bestuur

1. De kandidaatstelling, benoeming, taken en verantwoordelijkheden en werkwijze/besluitvorming van het bestuur zijn geregeld in de artikelen 8 tot en met 10 van de statuten van de vereniging.
2. Het bestuur bestaat uit tenminste de voorzitter, secretaris en penningmeester. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt in spoedeisende zaken beslissingen. Zij is daarover verantwoording schuldig aan de leden tijdens de ALV. Eventueel kan een vierde lid of vijfde lid benoemd worden in het bestuur tijdens een ALV.
3. De voorzitter:
   • geeft algemene leiding aan de vereniging en het bestuur.
   • is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
   • leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn afwezigheid vervangt een ander bestuurslid de voorzitter.
   • stelt, eventueel samen met de secretaris, de agenda voor de bestuursvergadering vast.
   • ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval is. Indien een medebestuurslid vindt dat de voorzitter zijn taken niet naar behoren vervuld spreekt het bestuurslid de voorzitter hierop aan. Als het bestuur niet tot een bevredigende oplossing komt kan het bestuur overgaan tot het voorleggen van een verzoek aan de ALV tot ontheffing uit de functie van de betreffende persoon. In deze vergadering heeft het betrokken bestuurslid spreekrecht over deze aangelegenheid. De uitkomst van de stemming is bindend voor alle partijen.
4. De secretaris:
   • voert de correspondentie van de vereniging.
   • maakt notulen van de bestuursvergaderingen en van de ALV (of: is verantwoordelijk voor het maken van de notulen). De notulen van de ALV worden gepubliceerd op de website van de vereniging.
   • maakt elk jaar maakt een jaarverslag.
   • verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.
   • is tevens samen met de voorzitter verantwoordelijk voor alle interne en externe communicatie.
   • is tevens belast met de ledenadministratie.
5. De penningmeester:
   • is belast met het geldelijk beheer.
   • legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af aan de ALV. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. Een door de ALV benoemde kascommissie, dan wel een accountant, controleert jaarlijks de financiën.
   • wordt decharge verleend na goedkeuring door de ALV, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en de voorzitter.
6. De penningmeester vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en kan een aantal taken van de voorzitter op zich nemen.
7. Indien het aanbod van activiteiten groeit kan er door het bestuur een coördinator  Activiteiten & Vrijwilligers worden aangesteld
   • Deze is verantwoordelijk voor het overzicht en het mede-organiseren van activiteiten.
   • Hij onderhoudt contact met de vrijwilligers van de diverse activiteiten en de eventueel te vormen werkgroepen.
   • Hij coördineert dat er bij beginnende werkgroepen af en toe een bestuurslid aanwezig is.

8a. Het bestuurslid belast met de communicatie verzorgt in overleg met de coördinator Activiteiten & Vrijwilligers en de overige bestuursleden publicaties in diverse (lokale) media.

8b. Tevens verzorgt het bestuurslid belast met communicatie nieuwsbrieven en is hij verantwoordelijk voor de social media en eventuele toekomstige communicatie uitingen. Het bestuur kan hiervoor ook een vrijwilliger aanstellen.

8c. Het bestuurslid bewaakt de uniformiteit in schrijf- en huisstijl en vormgeving.

9. Tevens is het bestuur verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven/overzicht houden van alle bestaande en toekomstige activiteiten.

10. Het bestuur is verantwoordelijk voor de fondsenwerving.

Artikel 7 Kascommissie

1. Conform artikel 15 lid 2 van de statuten worden door de Algemene Ledenvergadering de leden van de kascommissie benoemd.
2. De kascommissie bestaat uit twee leden.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden ten minste 1x per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur.

De kascommissie is bevoegd de halfjaarlijkse rapportage van de penningmeester op te vragen en in te zien.

• Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de Algemene Ledenvergadering. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende het financiële beheer te doen.
• De opdracht aan de kascommissie kan te alle tijde door de Algemene Ledenvergadering worden herroepen, doch slechts door verkiezing van een andere kascommissie.
• Het bestuur is verplicht de bescheiden als in dit artikel bedoeld twaalf (12) jaar lang te bewaren.

Artikel 8 Bestuursvergadering

1. Het bestuur vergadert minimaal 8 keer per jaar.
2. Tenzij het bestuur anders bepaalt, vergadert het bestuur, wanneer de voorzitter of twee andere bestuursleden dit verlangen.
3. Het bestuur wordt een week voor de geplande vergadering door de voorzitter per e-mail opgeroepen. In de e-mail zit meteen ook de agenda.
4. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, indien geen bestuurslid zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet en alle bestuursleden aan deze besluitvorming deelnemen.
5. Alle besluiten worden genomen met meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, mits voor wat de in de vergadering genomen besluiten betreft, de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig is.
6. Blanco stemmen worden als niet-uitgebracht aangemerkt.
7. Over elk voorstel wordt afzonderlijk en mondeling gestemd, tenzij de voorzitter of een bestuurslid anders wensen.

8a. Het door de voorzitter uitgesproken oordeel, dat het bestuur een besluit heeft genomen, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.

8b. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het onder 1 bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan wordt zo-nodig het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe stemming plaats, indien het bestuur dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

Artikel 9 Bestuursverkiezing

1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af. De eerste maal zal dat geschieden volgens onderstaand rooster:

jaar 1: secretaris en het bestuurslid Activiteiten & Vrijwilligers.

jaar 2: penningmeester en het bestuurslid Externe contacten & Organisaties. jaar 3: voorzitter en het bestuurslid Communicatie.

Een bestuurslid is direct weer herkiesbaar, echter niet vaker dan twee (2) maal.

In een tussentijdse vacature wordt zo mogelijk binnen 6 weken voorzien. Wie in een tussentijdse vacature is gekozen, neemt op het rooster de plaats in van z’n voorganger.

• De namen van de aftredende bestuursleden, evenals van de door het bestuur gestelde kandidaten – kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten eventuele benoemingen zullen aanvaarden – dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de jaarlijkse vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden geopend te worden.

3 Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden. Deze schriftelijke verklaring wordt door ten minste 10% van het ledenbestand ondersteund en vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij/zij in het bestuur ambieert.

4. In zijn eerste bestuursvergadering na een bestuursverkiezing verdeelt het bestuur in onderling overleg de functies en stelt zij voor elk bestuurslid diens taak vast en doet hiervan mededeling aan alle leden.

Artikel 10 Vertegenwoordiging

1. De vertegenwoordiging van Wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud is geregeld in de statuten, artikel 10.
2. Het ‘dagelijks bestuur’ heeft voorafgaande toestemming nodig van het voltallige bestuur voor besluiten tot het aangaan van rechtshandelingen en het verrichten van investeringen een bedrag of waarde van € 500 te boven gaande.

3. Bestuursleden, aan wie krachtens de statuten vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegekend, oefenen deze bevoegdheid niet uit dan nadat tevoren een bestuursbesluit is genomen, waarbij tot het aangaan van de betrokken rechtshandeling of rechtshandelingen is besloten.

Artikel 11 Communicatie Extern

1. Per donateur worden door de secretaris in samenwerking met een tweede bestuurslid afspraken gemaakt met betrekking tot de interne en externe communicatie.
2. Indien er sprake is van sponsoring kan dit gevolgen hebben voor de mogelijke BTW plicht van de wijkvereniging. In een voorkomend geval zal dit door het dagelijks bestuur beoordeeld moeten worden.
3. De voorzitter, secretaris of penningmeester zijn verantwoordelijk voor de fondsenwerving.

Artikel 12 Algemene Ledenvergadering

1. De werkwijze, toegang en besluitvorming en de bevoegdheden van de Algemene Ledenvergadering zijn geregeld in de artikelen 11 tot en met 18 van de statuten.
2. Jaarlijks zal uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar een Algemene Ledenvergadering (ook wel jaarvergadering) worden gehouden.

De agenda van deze vergadering bevat onder meer:

1. bespreking van de notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering;
   1. jaarverslag van de secretaris;
   1. behandeling en vaststelling van de jaarstukken;
   1. vaststelling van de contributies;
   1. vaststelling van de begroting;
   1. voorziening in vacatures en kascommissie
   1. rondvraag.

3a. Voorts worden Algemene Ledenvergaderingen gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk oordeelt.

3b. Het bestuur is op schriftelijk verzoek van ten minste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende gedeelte van de stemmen verplicht tot het bijeenroepen van een Algemene Ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek.

3c. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg is gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan met inachtneming van het bepaalde in lid 3d en 3e. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en met het opstellen van de notulen.

3d. De Algemene Ledenvergaderingen worden opgeroepen door het bestuur, met inachtneming van een termijn van ten minste 7 dagen, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend.

3e. De bijeenroeping geschiedt middels een aan alle leden te zenden schriftelijke kennisgeving, zulks onder gelijktijdige vermelding van de agenda.

• Tenzij in de statuten anders is bepaald, worden besluiten genomen met een meerderheid van uitgebrachte geldige stemmen. Onder meerderheid wordt verstaan meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen.
• Als ongeldige stemmen worden aangemerkt uitgebrachte stemmen of stembiljetten die, naar het oordeel van de voorzitter:
  • blanco, ondertekend of onleesbaar zijn;
  • een persoon niet duidelijk aanwijzen;
  • de naam van een persoon bevatten, die niet kandidaat gesteld is;
  • meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon, die is bedoeld.
• Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, over personen schriftelijk, tenzij de voorzitter zonder tegenspraak uit de vergadering een andere wijze van stemmen bepaalt of toelaat.

7a. Indien bij een stemming over een persoon bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen heeft verkregen, wordt een tweede vrije stemming gehouden.

Verkrijgt ook bij deze stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, dan vindt herstemming plaats over de personen, die bij de tweede stemming het hoogste aantal stemmen hebben verkregen.

7b. Heeft slechts 1 persoon het hoogste aantal stemmen verkregen, dan vindt herstemming plaats over hem en degene, die het op 1 na hoogste aantal stemmen heeft verkregen. Zijn er meerdere personen, die het op 1 na hoogste aantal stemmen hebben verkregen, dan vindt over hen eerst een tussenstemming plaats om uit te maken wie kandidaat wordt voor de herstemming.

7c. Zowel bij de tussenstemming als bij de herstemming(en) is hij gekozen, die de meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen heeft verkregen.

Staken bij deze stemmingen de stemmen, dan beslist het lot.

• Indien de stemmen staken over een voorstel, dat niet de verkiezing van personen betreft, dan is het voorstel verworpen.
• Aan de Algemene Ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of door de statuten aan andere organen zijn opgedragen.

Artikel 13 Diensten van wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud

1. Voor grotere bewonersinitiatieven – zowel vanuit het bestuur als (bestaande) bewonersinitiatieven vanuit de wijk – wordt een werkgroep opgericht. De werkgroep bestaat uit geïnteresseerde vrijwilligers, geformeerd door het bestuur van de vereniging. Het bestuurslid verantwoordelijk voor Activiteiten en Vrijwilligers is de contactpersoon.

2. Per werkgroep/bewonersinitiatief wordt door het bestuur van de vereniging een coördinator en indien het bestuur dit wenst een “werkgroep/bewonersinitiatief-bestuur” geformeerd uit vrijwilligers van de betreffende werkgroep/bewonersinitiatief.

3. De coördinator van de werkgroep/bewonersinitiatief is verantwoordelijk voor de verdeling van de werkzaamheden. Hij draagt zorg voor het vrijwilligersregister van de werkgroep/bewonersinitiatief en meldt deze aan het bestuurslid belast met Activiteiten en Vrijwilligers van de wijkvereniging.

4. De coördinator voert samen met een aantal vrijwilligers/leden van de vereniging de werkzaamheden uit voor hun werkgroep/bewonersinitiatief en legt verantwoording af aan het bestuurslid belast met Activiteiten en Vrijwilligers van de wijkvereniging.

5. De werkgroepen/bewonersinitiatieven hebben ook de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om zelf initiatieven te ontplooien in overleg met het bestuurslid belast met Activiteiten en Vrijwilligers van de wijkvereniging.

6. Een verzoek tot oprichting van een werkgroep/bewonersinitiatief door een lid dient schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur. Het verzoek dient vergezeld van een van een schriftelijke uiteenzetting over de aard van de werkzaamheden van de op te richten werkgroep/bewonersinitiatief. Over het verzoek tot oprichting dient in de eerstvolgende bestuursvergadering te worden beslist.

7. De werkgroepen/bewonersinitiatieven kunnen indien gewenst een verzoek indienen bij verschillende fondsen voor financiële ondersteuning om het bewonersinitiatief te kunnen realiseren of ondersteunen. De voorzitter, secretaris of penningmeester zullen de werkgroep/ bewonersinitiatief hierbij begeleiden. Zie ook artikel 11 lid 3 van het Huishoudelijk reglement.

8. Het bestuur kan commissies benoemen voor bepaalde taken. Hiervoor kunnen aparte reglementen worden gemaakt.

Artikel 14 Uitgaven door werkgroepen/bewonersinitiatieven

1. Indien de werkgroepen/bewonersinitiatieven kosten verwachten te maken, dienen zij daartoe een korte begroting inclusief toelichting in bij het bestuur. Het bestuur beslist hierover in de eerstvolgende bestuursvergadering. Mocht het bestuur akkoord gaan met de begroting van de werkgroepen/bewonersinitiatieven dan wordt deze opgenomen in het betreffende onderdeel van de verenigingsbegroting. De voor dat kalenderjaar geldende begroting is leidend voor de inkomsten en uitgaven van de werkgroepen/bewonersinitiatieven.

2. indien het bestuur akkoord is gegaan met de ingediende begroting van de betreffende werkgroepen/bewonersinitiatieven, zijn de werkgroepen/bewonersinitiatieven zonder voorafgaande toestemming van het bestuur, bevoegd beslissingen te nemen waarvan de financiële gevolgen de voor het kalenderjaar opgestelde begroting met maximaal 5% mogen overschrijden. De beslissingen moeten betrekking hebben op posten die zijn opgenomen op de begroting. Beslissingen die hierop geen betrekking hebben worden niet ondersteund door wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud. De financiële gevolgen zijn dan voor rekening van de werkgroep/bewonersinitiatief zelf.

3. uitgaven groter dan € 500,00 hebben instemming nodig van het algemeen bestuur. Alle uitgaven moeten betrekking hebben op posten die zijn opgenomen op de begroting. Uitgaven die zijn gedaan maar niet zijn begroot worden niet vergoed door de wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud.

4. Het bestuur is gerechtigd om werkgroepen/bewonersinitiatieven, die onvoldoende blijk hebben gegeven te beschikken over een goede financiële verantwoording, zoals in dit artikel aangegeven, financiële ruimte te beperken of ontnemen.

Artikel 15 Vertegenwoordiging en communicatie

1. De vertegenwoordiging van wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud is geregeld in de statuten, artikel 11. Kort gezegd: er is sprake van gezamenlijke bevoegdheid van voorzitter en secretaris, voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester vereist.
2. De werkgroepen/bewonersinitiatieven zijn verplicht het logo van wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud te gebruiken. Goedkeuring van het bestuur is vereist.
3. De coördinatoren van de werkgroepen/bewonersinitiatieven overleggen met het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor Activiteiten en Vrijwilligers voordat schriftelijke communicatie (niet aan het bestuur gericht) plaatsvindt.

Artikel 16 Beheer van gelden

1. De penningmeester beheert het geldelijk verkeer van de wijkvereniging en de werkgroepen/bewonersinitiatieven van de wijkvereniging.
2. Facturen van de vereniging worden alleen verzonden door de penningmeester, tenzij in overleg met de penningmeester anders wordt overeengekomen.
3. Gelden die namens de vereniging door een (bestuurs-) lid contant dan wel anderszins worden geïnd, dienen direct te worden afgedragen.
4. Na voorafgaande toestemming van de penningmeester kan een werkgroep/bewonersinitiatief tijdelijk contant geld beheren.
5. Eventuele winst blijft niet in de werkgroep/bewonersinitiatief en moet worden afgedragen aan de penningmeester.
6. Ter voorkoming van fraude heeft het bestuur de volgende aanvullende gedragsregels voor beheer van gelden geformuleerd;
7. Aan het eind van een boekjaar worden alle contante gelden bij de bank afgestort;
8. Het kasgeld zal niet meer dan € 400,00 bedragen. Gelden hierboven zullen worden afgestort;
9. Bij collectes of anderszins met een onzekere opbrengst zullen twee personen geld tellen en voor opbrengst tekenen;
10. Per kwartaal zal de penningmeester de betalingen met de voorzitter doornemen;
11. De penningmeester doet uitsluitend betalingen die zijn goedgekeurd door andere bestuursleden;
12. Nieuwe bestuursleden zullen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen. Eventuele kosten hiervoor zullen door de vereniging worden gedragen;
13. Bij grote investeringen of langdurige overeenkomsten zullen er bij meerdere aanbieders offertes worden opgevraagd;
14. De penningmeester heeft een lijst met daarop een overzicht van alle bezittingen van de vereniging en degene die deze in beheer heeft. Jaarlijks wordt gecontroleerd of deze bezittingen nog aanwezig zijn.

Artikel 17 Vergoeding van de kosten

1. De vereniging vergoedt door leden van het bestuur en werkgroepen/bewonersinitiatieven ten behoeve van de vereniging gemaakte kosten voor porti, kopiëren en printen. Voorwaarde hiervoor is dat deze kosten vooraf aangekondigd (begin van het jaar) zijn bij en goedgekeurd door het bestuur en derhalve zijn opgenomen in de jaarbegroting van de vereniging. Tevens moet daarvan een factuur worden overlegd.
2. Telefoonkosten en reiskosten en kosten inzake representatie worden in beginsel niet vergoed, tenzij bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, zulks uitsluitend ter beoordeling van het bestuur.

Artikel 18 Vrijwilligers- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Vrijwilligers en bestuursleden zijn verzekerd via Vrijwilligersnet Nederland, via de gemeente Leusden.

Artikel 19 Wijziging Huishoudelijk Reglement

1. Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene Ledenvergadering, waartoe zal worden opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld. De termijn tot een zodanige vergadering moet ten minste 14 dagen bedragen.
2. Ten minste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op de website van Wijkvereniging Ruige Veld – Hamersveld Oud geplaatst worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
3. Een besluit tot wijziging wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen.
4. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of van ten minste 20% van de stemgerechtigde leden.

Artikel 20 Slotartikel

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur. Conform dit Huishoudelijke Reglement kunnen leden een Algemene Ledenvergadering bijeenroepen als ze een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.